¿Cómo escoger el mejor software de gestión para el transporte?

No cabe duda que el 2020 y lo que llevamos de 2021 ha puesto en jaque la logística internacional. Los confinamientos, la baja en disponibilidad de choferes y personal administrativo para las labores operacionales y el aumento de la demanda en el comercio electrónico han sido factores que han empujado al sector ha reestructurar sus procesos operativos y administrativos para satisfacer la necesidad de la cadena de suministros tanto en negocios B2B y B2C.

Este nuevo escenario ha instalado la necesidad de modernizar los procesos mediante la incorporación de tecnologías que permitan brindar servicios On-Time y In Full con porcentajes superiores al 90% para dar cumplimiento a los objetivos comerciales y presupuestos establecidos para los ejercicios 2020-2021.

¿Pero cómo las empresas de transporte de carga por carretera enfrentan la necesidad de optimizar sus procesos?

En una industria en donde los márgenes de rentabilidad son ajustados y rondan entre un 6% y 9%, costes de operación incrementados y en donde regulaciones en materia de seguridad aumentan, se hace imperante la implementación de sistemas informáticos que permitan tener una mirada global del ejercicio para la toma de decisiones informadas que conduzcan a una competitividad a largo plazo.

Es en base a esta necesidad que las empresas de transporte de mercancías por carretera han iniciado un proceso de modernización con la incorporación de TMS (Transport Management System), optimizadores de rutas y dispositivos IoT, con el objetivo de automatizar procesos, elevar el nivel de servicio hacia sus clientes y mantener los costes operacionales en parámetros sanos para el ejercicio.

¿Pero cómo se evalúa la incorporación de estas tecnologías y cuál es la prioridad de implementación?

El éxito de cualquier proyecto de inversión, incluyendo una empresa de transporte de carga, se encuentra en contar con una planificación que permita tener costes de operación reducidos y un crecimiento comercial sostenido y con niveles de servicio que conduzcan la fidelización de clientes y trabajadores, pero una de las grandes dudas que surgen en las empresas de transporte es ¿cuándo se debe tomar la decisión de realizar inversión en tecnología que permita que tractos y remolques tengan una baja tasa de estacionalidad, una distribución de los servicios equilibrados y la mantención de activo?.

Cómo primer paso en la modernización de una empresa el contar con un software de gestión especializado en la operación y en las casuísticas de la empresa es primordial a la hora de conocer rentabilidad y es en este escenario en donde un TMS toma un rol principal.

¿Cómo escoger un software de gestión TMS – Transport Management System?

Lo primero que debemos considerar y conocer al momento de iniciar la búsqueda de un TMS es que un software para la gestión del transporte cuenta con 2 enfoques, el relacionado propiamente con una empresa de transporte de mercancías, que busca optimizar los medios (tractos, remolques, camiones, furgonetas, personal, combustible y neumáticos) y el mejorar los márgenes de utilidad generados por la labor comercial. Y un enfoque dirigido a las empresas generadoras de carga, los cuales se focalizan en la optimización de los costes de transporte desde la gestión de los envíos hasta la relación con los clientes.

Otro punto importante es conocer que los objetivos de estos tipos de sistemas es otorgar a las empresas una planificación de sus operaciones, reducir la acción reactiva en la solución de conflictos o problemáticas, mantener operaciones fluidas por medio de una coordinación eficiente de los procesos lo que finalmente mejorar la experiencia del cliente.

Una vez que entendemos los objetivos de contar con un TMS dentro de la operación debemos conocer sus alcances y beneficios, teniendo en cuenta cuales son las necesidades que la empresa de transporte desea cubrir.

Entre las funcionalidades de un Software de gestión para el transporte debemos saber que a través de estas soluciones se podrá contar con:

• ·      Planificación y simulación de los costos asociados al transporte y los tiempos necesarios para estos se realicen.

• ·         También las empresas podrán seleccionar las unidades (tractos, remolques, camiones, etc.) que se adecuen a las características del negocio que realizan.

• ·         Seguimiento de la carga transportada.

• ·       Gestión de la documentación asociada a los servicios facturas, albaranes, pruebas de entrega, incidencias, etc. Relacionadas al servicio.

• ·   Equilibrio de la flota, mediante la distribución de las mercancías según rutas y características de la flota.

Estás funcionalidades tendrán un impacto significativo en los resultados de la operación lo que se reflejará en:

• ·         Optimización del presupuesto de transporte considerando que el coste de transporte de un producto final se encuentra entre 4% al 8% del valor de venta.

• ·         Obtener mayores márgenes de rentabilidad.

• ·         Competitividad gracias a la optimización del costo y niveles de servicios.

• ·   Mejora en los procesos comunicativos al contar con una herramienta de lenguaje y plataforma única entre generadores de carga, transportistas y clientes.

• ·     Visibilidad integral de la operación mediante estadísticas y reportes lo que permite a las empresas tomar acciones correctivas o de planificación con respecto a sus procesos.

Entendiendo estas variables y las necesidades que debemos cubrir podemos iniciar el proceso para la implementación de un TMS en la operación empleando definiendo:

·       Alcances del proyecto: La mayoría de las empresas que inicia la implementación de un TMS en sus operaciones tienen la visión equivocada de los resultados significativos inmediatos que se conseguirán una vez iniciado el proyecto, pero es necesario aclarar que el proceso de implantación va a contar con “Victorias Tempranas” y resultados a largo plazo, teniendo en consideración esto, podemos decir que la implantación y funcionalidad sobre un 70% de un TMS se encuentra en el plazo mínimo de 1 año, ya que el proceso de entendimiento, capacitación y adaptación de los usuarios podrá sufrir variaciones en las etapas tempranas, debido a que toda la organización tendrá que pasar por una periodo de estandarización de la operación. Por tal motivo es necesario que se defina en los alcances del proyecto prioridades con el objetivo de que no afecte la operación y cause frustración en la organización.

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Selección del proveedor: En una era en donde podemos encontrar un gran abanico de proveedores de este tipo de productos y/o servicios es importante que la organización realice un proceso de investigación de los oferentes, conociendo y solicitando información sobre la experiencia en otros clientes, conocer casos de éxito, percatarse que las soluciones se encuentren adaptadas a la cultura de la empresa y del mercado.

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Soluciones modulares: En la mayoría de los casos las empresas que buscan implementar un software de gestión especializado en transporte de mercancías buscan contar con una solución que les permita mejorar todas las áreas del negocio, pero se debe tener en consideración variable como los sistemas informáticos implantados con anterioridad, la capacidad de migración de estos y la factibilidad técnica y administrativa para la migración. Es por este motivo es que cuando una empresa se encuentre en la búsqueda de un TMS considere soluciones modulares y adaptable que le permitan una implantación armoniosa con otras herramientas tecnológicas, para que a medida que en nivel de experticia de los usuarios aumente, se puedan incorporar estás herramientas o demás áreas del negocio, lo que puede ser mediante integraciones de estos o la migración de la operación en su totalidad al TMS.

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Definir un equipo de proyecto: Es recomendable que cuando una empresa haya escogido la solución que se adapte a sus necesidades y haya definido los alcances del proyecto designe un equipo de implantación el cual trabajará junto con el proveedor en la identificación de prioridades, oportunidades de mejora y en la comunicación entre los usuarios y el proveedor.

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Capacitación y soporte: Uno de los motivos de fracaso en la implantación de un software de gestión es el escoger un proveedor que no cuente con una estructura de capacitación, la cual incluya material de apoyo y capacitación presencial o telemática de los usuarios, lo cual se agrava cuando el proveedor no cuenta con un centro de soporte que apoye a la organización en la resolución de dudas y/o errores que se pueden experimentar en el proceso de implementación o en fases tempranas del proyecto.

Teniendo en consideración todos los puntos tratados en este artículo, los encargados en la selección de un proveedor podrán diseñar un plan para alcanzar el éxito del proyecto.

La experiencia de UNICOM en el diseño, creación e implantación de proyectos de software de gestión especializados, permite a las empresas contar con una solución especializada en empresas de transporte, la cual brinda una asesoría integral para determinar de la mano con el cliente las necesidades asociadas a la operación y encontrar una solución óptima que se adecúe al proceso de modernización y a los requerimientos de la Industria  4.0